İBB Zabıta Daire Başkanlığı Ruhsat ve Denetim Müdürü Yaşar Parlak:

Arşive girmeden dosyasız denetim çok yakında

Dosya çıkarmakla uğraşmadan denetim yapmayı hedefleyen İBB Ruhsat ve Denetim Müdürü Yaşar Parlak, “Bunu dosyadaki bütün belgelerin sayısal ortama aktarılması ve buna uygun programın hayata geçirilmesi ile gerçekleştirmek mümkündür. Bunun için SOA (Hizmet Odaklı Mimari) projesini sürdürüyoruz” dedi.

 

 

Değişim zor olsa da zamanla herkes tarafından gerekliliği kabul edilmekte, yeniliklere direnç gitgide azalmakta aksine yenilik önerileri artmaktadır.

 

 

 

 

1967 yılı Giresun Görele ilçesi doğumluyum. İlk ve orta öğrenimimi Giresun İmam-Hatip Lisesi’nde tamamladım. 1990 yılında İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi'nden mezun oldum. Bir süre serbest avukatlık yaptıktan sonra, 1995 yılında İstanbul Büyükşehir Belediyesi'nde avukat olarak göreve başladım. Mayıs 2003 tarihine kadar İstanbul Büyükşehir Belediyesi bünyesinde avukat ve 1. Hukuk Müşavir Yardımcısı olarak görev yaptıktan sonra kısa bir süre Adapazarı Büyükşehir Belediyesi'nde 1. Hukuk Müşaviri, Zeytinburnu Belediyesi'nde Hukuk İşleri Müdürü olarak görev yaptım. Ekim 2005‘te İstanbul Büyükşehir Belediyesi’nde Ruhsat Denetim Müdürü olarak başladığım görevime halen devam etmekteyim. Evli ve iki çocuk babasıyım.

 

Müdürlüğünüz hakkında bilgiler verir misiniz?

 

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü; 1984 yılında Büyükşehir Belediyeleri kurulduktan sonra 3030 sayılı Büyükşehir Belediyeleri Hk. Kanunun 6/A-e maddesine göre 1. 2. ve 3. Sınıf Gayri Sıhhi Müesseselerin açılış ve çalışmalarına ruhsat verme yetkisi Büyükşehir Belediye Başkanlıklarına verildiğinden, Büyükşehir Belediyesi yetki alanı içinde kalan Gayri Sıhhi Müesseselere ruhsat verme, denetleme ve yaptırım uygulama amacı ile kurulmuştur.

 

Müdürlüğümüz İBB Mercan Ek hizmet binasında toplam 120 personel ile hizmet vermektedir. (120 personel, 76 teknik personel, 24 büro personeli, 13 şoför ve 7 yöneticiden oluşmaktadır.) Aktif olarak 67 teknik eleman göreve gitmektedir.

 

13 adet araç (5 adet Ford Connect, 5 adet Ford Minibüs, 2 adet Toyota Corolla ve 1 adet Renault) işyeri denetimlerinde kullanılmaktadır.

 

 

 

 

5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 7. maddesine göre Belediye mülklerindeki tüm işyerleri, il sınırı içindeki tüm 1.sınıf gayri sıhhi müesseseler, il sınırı içindeki yolcu ve yük terminalleri ile kapalı ve açık otoparklar ile 5393 sayılı Belediye Kanununun 80. maddesine göre il sınırı içindeki Akaryakıt, LPG ve CNG otogaz istasyonlarının ruhsatlandırılması, denetlenmesi ve yaptırım uygulanması işlemlerinin ve Gayri Sıhhi Müessese İnceleme Kurulunun Sekretaryalık görevinin yürütülmesi müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır.

 

2005 yılı itibari ile 78 olan personel sayımız şu an 120’dir. Bu artış işyeri denetim sayısındaki artışı doğrudan etkilemiştir.

 

Yeni başlayan personele yapılan iş ve işlemlere adaptasyon süresinin kısaltılması için oryantasyon eğitimleri düzenlenmektedir. Bu eğitimler haricinde gerektiğinde birim içerisinde eğitim ve seminer programları da yapılmaktadır.

 

Problemlerimizin üzerinde daha detaylı çalışmak için çalışanlardan arşiv, makine, kimya, mimar ve çevre komisyonu oluşturulmuştur. Komisyon toplantıları düzenli olarak yapılmaktadır.

 

Müdürlüğümüzde işyeri sahiplerinin sorunlarıyla birebir ilgilenmek ve onlara rehberlik yapmakla sorumlu, 2 teknik personelden müteşekkil “bilgi edinme” birimimiz bulunmaktadır. Birim, telefonla gelen talepleri de anında karşılamaktadır.

 

Yetkimizdeki işyerleri için mekansal veri tabanı oluşturulmuştur. Bu sayede adres bilgileri güncellenmekte, 1 km mesafe analizi gibi mekansal analizler yapılabilmektedir. Ayrıca, işyerlerinin adresinin tespitinde geçirilen süre bir önceki duruma nazaran %90 azaltılmıştır. Bu durum çalışanların motivasyonunu olumlu yönde etkilemiş olup iş verimlerinin artmasını sağlamıştır. Ayrıca araçlarda yakıt tasarrufu olmuştur. Sonuç olarak zaman, maliyet ve işgücü tasarrufu elde edilmiştir.

 

Ek Hizmet binasında bulunan birimimiz hem fiziksel olarak çok kötü durumda olup hem de kullanılan araç ve gereçler açısından yetersizdi. Müdürlük fiziksel görünümü açısından tüm detaylarıyla yenilenmiş, çağdaş büro araç ve gereçleriyle donatılmış olup; personelimiz için modern çalışma ortamı oluşturulmuştur. Tüm bu yenilikler çalışanlarımızın iş motivasyonu arttırmış ve dolayısıyla iş verimini olumlu yönde etkilemiştir.

 

Ayrıca, çalışanlarımızın öneri, istek ve şikayetlerinin değerlendirilmesi birim içi memnuniyetin sağlanması için gözden kaçırılmaması gereken bir unsurdur. Bunun için düzenli olarak yılda bir kere çalışan memnuniyeti anketleri düzenlemekteyiz. Anketlerimiz gizliliğe uygun olarak dağıtılmakta ve toplanmaktadır. Sonrasında da anket hakkında geri bildirim toplantıları ile sürekli iyileştirme ve geliştirme zincirine destek sağlanmaktadır. Ayrıca çalışanlar taleplerini birim içerisinde yerleştirilmiş olan “Dilek-Şikayet Kutusu” ve birim kullanımı için hazırlatılan “Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Süreçlerini İyileştirme ve Geliştirme Platformu” programı ile yine gizlilik sınırları da korunarak iletebilmektedirler.

 

Müdürlük iş ve işlemlerimizin süreç analizleri ARGE birimimiz tarafından yapılmakta olup, katma değeri olmayan faaliyetler birer birer azaltılmaktadır. Değişim zor olsa da zamanla herkes tarafından gerekliliği kabul edilmekte, yeniliklere direnç gitgide azalmakta aksine yenilik önerileri artmaktadır.

 

 

 

 

13/04/2005 tarihli ve 26492 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan yönetmelik ile değişik,  10/08/2005 tarihli ve 25902 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmeliğin uygulamasında sorunla karşılaşılan konular ve bu konular ile ilgili öneriler ve Yönetmelik’te yapılmasını düşündüğümüz değişiklikleri İçişleri Bakanlığı’na bir tasarı olarak bildirdik. Bakanlığın Yönetmelik Tadili esnasında uygulamacı olarak görüş ve düşüncelerimizi dikkate alacağını ummaktayız.

 

 

Özellikle başarmayı istediğiniz bir hedefiniz var mı? Müdürlüğünüzün hayalinizdeki yeri neresidir?

 

İstanbul metropolünün hızlı kentleşmesi ve sanayileşmesi çok çeşitli problemlerle karşılaşmamıza neden olmakta akabinde de bilgi ve tecrübemizi arttırmaktadır. Bu bağlamda da Türkiye genelinden “işyeri ruhsatlandırma süreci” ile ilgili gelen sorular yanıt bulabilmektedir. Konusunda uzman olarak bilinmek bizi mutlu etmekte; daha iyi örnek olabilmek için elimizden geleni yapmaktayız.

 

Orta vadede (2-4 yıl) Müdürlüğün yetki alanındaki tüm işyerlerini yılda en az 2 kere denetlemek, uzun vadede (4-8 yıl) ruhsatlandırma sürecinde uygulamada problem yaşanılan konuların kalkması durumunda tüm işyerlerini ruhsatlandırabilmektir.

 

Ayrıca ruhsatlandırmada bürokratik işlemlerin azaltıldığı, kırtasiyeciliğin en aza indirgendiği, vatandaşın memnuniyetinin en üst düzeyde sağlandığı, tüm ilgili kurum ve kuruluşlarla web tabanlı entegrasyonun sağlandığı, elektronik imza sistemine geçildiği bir Müdürlük tasavvur etmekteyim.

 

Nihai hedefimiz arşivden dosya çıkarmadan dosyasız denetim yapabilmektir. Bunu da dosyadaki bütün belgelerin sayısal ortama aktarılması ve buna uygun programın hayata geçirilmesi ile gerçekleştirmek mümkündür. Bu bağlamda üzerinde halen çalışmaları sürmekte olan SOA (Hizmet Odaklı Mimari) projesinin ve dosyalarımızın sayısal ortama aktarma işleminin tamamlanması ile birlikte denetim personelimiz dizüstü bilgisayarlarla denetime çıkabilecek ve denetim esnasında sisteme online bağlanarak bütün bilgi ve belgeleri görebilecek, tespit tutanağını sistem üzerinden düzenleyebileceklerdir. Yine bu sistemin devreye girmesi ile internet üzerinden ruhsat müracaatı da alınabilecektir.

 

SOA projesi ile birimimizde kullanılan otomasyon programları arasındaki entegrasyon sağlanmış olacak. Böylelikle mükerrer kayıtlara son verilmiş olacak. En güzeli ilgiliden bilgi belge talebinde bulunduğumuz kurum ve kuruluşlarının verileri programımıza aktarılabilecek.

 

Yeni sistem ile iş yükünün orantılı ve isabetli dağıtımı yapılarak, çalışanların performansları da ölçülebilecektir.

 

 

İstanbul ölçeğinde işyeri envanterinin çıkarılması yönünde çalışmaların başlatılması,

 

Ruhsatlandırmayla ilgili olan tüm kurum ve kuruluşlar ile sektörel bazda işverenlerle ortaklaşa çalışma yaparak ya da yapılmasını sağlayarak problemlerin çözüme kavuşturulması,

 

İşyeri sorumlu müdürleri ruhsat şartlarını sürdürmekle ilgili yeterince bilinçli değildir. Ruhsatlandırma sonrasında ruhsat şartlarının sürdürülmesine ilişkin yapılacak işlemler ve/veya sorumlulukların net olarak anlatıldığı İBB bünyesinde bilinçlendirmeye yönelik eğitim/sertifika programlarının planlaması ve meslek grupları ile koordineli olarak bu programların uygulamaya konulması yönünde çalışmalara destek verilmesi.

 

 

Teşkilatımızda da en çok yapılan ve dikkatinizi çeken yanlışlar nelerdir? Yöneticilik yapan meslektaşlarınıza önerileriniz nelerdir?

 

 

Yeni açılan işyerlerinin Zabıta tarafından tespit edilmesi durumunda eşzamanlı olarak Müdürlüğümüze bilgi akışı sağlanmalıdır.

 

Kent ve Toplum düzenine yönelik farklı alanlarda farklı amaçlarla gerçekleştirilen denetimlerde koordinasyon eksiği yaşanmakta, mükerrer faaliyetler gerçekleştirilmektedir.

 

Yönetici arkadaşlarıma her şeyden önce masanın diğer tarafındaki insanların kendilerinin olduğunu düşünerek hareket etmelerini ve sorunları katı yorumlardan kaçınarak aşmaya çalışmalarını tavsiye ederim. Ayrıca marifetin iltifata tabi olduğunu asla unutmamalarını öneririm.

 

Halkımızın gözündeki belediye memuru imajının yenilenmesi anlamında herhangi bir çalışmanız bulunmakta mıdır?

 

Birim teknik personeli ile denetimler hususunda düzenli olarak toplantılar yapılmakta, alınan kararlar doğrultusunda uygulamalar takip edilmektedir.

 

Ayrıca, Müdürlüğümüz tarafından yapılan vatandaş memnuniyeti anketi sonuçlarına göre kötü belediye memuru imajının kırıldığı görülmektedir. Anket çalışmamız halen devam etmektedir.

 

 

Zabıta Gazetesi hakkında ne düşünüyorsunuz? Sizce ne gibi çalışmalar yapmalıyız? Tavsiyeleriniz nelerdir?

 

Zabıta Gazetesinin yurt çapında çok büyük bir eksikliği giderdiği inancındayım. Mesela ruhsatlandırma ile ilgili olarak yayınlanan yazılardan sonra ülke çapında bir çok belediyeden olumlu değerlendirmeler almaktayız. Bu da bizi ziyadesiyle memnun etmektedir.

Zabıta gazetesinin ülke çapında her belediyenin kapısından içeri girmesi gerekliliğine inanıyorum.

Ayrıca bir soru cevap köşesi ilave edilebilirse büyük bir eksikliğin giderilmiş olacağını düşünmekteyim.